組織公關(guān)活動(dòng)是展覽品牌宣傳中的一項(xiàng)重要的工作，通過(guò)公關(guān)活動(dòng)的造勢(shì)為展覽組織機(jī)構(gòu)與目標(biāo)客戶間搭建一個(gè)有效的溝通平臺(tái)，同時(shí)也樹(shù)立展覽品牌良好得到公眾形象，擴(kuò)大展覽品牌的影響力，創(chuàng)建和諧經(jīng)營(yíng)環(huán)境起到重要作用。組織推廣的步驟如下


1.樹(shù)立目標(biāo)
     展覽公關(guān)活動(dòng)的目標(biāo)是指展覽組織機(jī)構(gòu)希望通過(guò)策劃、組織、實(shí)施公關(guān)活動(dòng)或者事件，為展覽組織機(jī)構(gòu)和展覽項(xiàng)目樹(shù)立與營(yíng)造良好的形象和經(jīng)營(yíng)環(huán)境。明確的目標(biāo)有利于宣傳工作的開(kāi)展。因此，需要從內(nèi)、外部條件出發(fā)，確立科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的目標(biāo)。


（1）內(nèi)部條件。公關(guān)活動(dòng)策劃者在進(jìn)行策劃的過(guò)程中，特別要注意是內(nèi)部資源是否可以在公關(guān)活動(dòng)中得到充分的利用，如是配置了具有豐富經(jīng)驗(yàn)的人才，在不影響其他工作正常進(jìn)行的情況下，是否能為活動(dòng)提供足夠的經(jīng)費(fèi)支持。


（2）外部條件。公關(guān)活動(dòng)的外部條件比內(nèi)部條件更加重要。社會(huì)公眾所關(guān)心的熱點(diǎn)都聚焦在公關(guān)活動(dòng)轉(zhuǎn)播載體的有效性方面。因此，要全面挖掘有助于公關(guān)活動(dòng)的，目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的信息，并加以充分利用。通過(guò)有效的公關(guān)策劃與有實(shí)力的目標(biāo)客戶進(jìn)行交流與溝通，開(kāi)發(fā)合作項(xiàng)目。


2.明確受眾
     展覽的公關(guān)宣傳推廣活動(dòng)的受眾一般是指參展商、觀眾、業(yè)內(nèi)專業(yè)人士以及重要的媒體和相關(guān)政府部門等。不同的展覽項(xiàng)目，所設(shè)定的宣傳推廣受眾也有所區(qū)分。為了有助于公關(guān)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高活動(dòng)的組織效果，應(yīng)事先對(duì)受眾進(jìn)行分析，可利用展覽組織機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)定位目標(biāo)受眾，也可以借鑒其他同類展覽的公關(guān)活動(dòng)，確定受眾的范圍與展覽公關(guān)活動(dòng)所期望達(dá)到的目標(biāo)。只有在受眾明確的情況下才能針對(duì)受眾的基本特點(diǎn)，策劃旨在達(dá)到宣傳與推廣目標(biāo)的公關(guān)活活動(dòng)，從而提高公關(guān)活動(dòng)的效果。


3.選擇傳播載體
     選擇不同的傳播載體將會(huì)對(duì)公交活動(dòng)的整體效果產(chǎn)生影響，因此，認(rèn)真評(píng)估和選擇傳播載體是整個(gè)公關(guān)策劃組織工作的重要一環(huán)。
     公關(guān)活動(dòng)的傳播載體可以是人，也可以是物，還可以是事件。


4.確定時(shí)間和地點(diǎn)
     公關(guān)活動(dòng)的有效實(shí)施還取決與選定的時(shí)間和地點(diǎn)，能否巧妙地安排好公關(guān)活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)對(duì)公關(guān)活動(dòng)的效果具有直接的影響。在公關(guān)活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)選擇上，活動(dòng)的策劃組織者要充分利用各種不同的外部條件，抓住有效宣傳契機(jī)，使公關(guān)活動(dòng)產(chǎn)生最佳的宣傳和推廣效果。


5.經(jīng)費(fèi)預(yù)算
     良好的財(cái)務(wù)支持是公關(guān)活動(dòng)成功舉行的基本保障，活動(dòng)的策劃組織者需有效地調(diào)控整個(gè)進(jìn)程，列出各種公關(guān)活動(dòng)項(xiàng)目的支出與收入，及時(shí)編制公關(guān)活動(dòng)的預(yù)算，這將大大提高公關(guān)活動(dòng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
（1）場(chǎng)地及設(shè)備費(fèi)用。
（2）宣傳資料制作費(fèi)用
（3）嘉賓邀請(qǐng)費(fèi)用
（4）接待費(fèi)用
（5）其他費(fèi)用