一、前期調(diào)研準(zhǔn)備工作
會展展示活動的前期調(diào)研工作，基本上依據(jù)五大要素而展開：即人、物、場、時、經(jīng)費。
所謂人，即會展展示活動的組織者及參與者，他們是會展展示活動最關(guān)鍵的要素；所謂物，即會展展示活動中出現(xiàn)的展品、展示道具以及其他帶有精神內(nèi)涵的主題、內(nèi)容等。物是傳播信息和實現(xiàn)展示目的的具體載體；所謂場，即會議、展覽或其他節(jié)慶活動的場所，這是會展展示活動得以開展的基礎(chǔ)和保證；所謂時，即時間，指會展展示活動開展和持續(xù)的時間；所謂費，把握即會展展示活動所用的經(jīng)費，這是整個項目是否能夠得以實現(xiàn)的根本保證。
(一)對人的所究
1.組織活動者
組織活動者又稱為信息傳播者。包括會展展示活動的主辦人和承辦人。這部分人可以由政府部門、專門的展示活動策劃機構(gòu)、行業(yè)或企業(yè)主管單位、企業(yè)和部分參展部門等組成。展示設(shè)計者首先必須對活動組織者的意圖做徹底的了解，以便下一步工作有具體的方向。意圖即活動的宗旨、計劃、目的等，同時要對參與展示的展品內(nèi)容、性質(zhì)、特征等基本情況和相關(guān)數(shù)據(jù)資料做深入了解，為下一步的工作有的放矢、深入細(xì)化做好鋪墊。
2.會展展示活動的參與者
會展展示活動的參與者又稱為信息接收者，主要是指會展展示活動的顧客和觀眾。展示設(shè)計者必須對這部分人加以關(guān)注和研究，了解他們是些什么樣的人，他們有哪些需求和表現(xiàn)。研究的內(nèi)容主要有：他們來自哪里，從事何種工作，他們追求的價值取向、社會目標(biāo)，以及年齡、性別、職業(yè)、階層、性格等方面的資料；顧客和觀眾的生活形態(tài)、思想觀念、習(xí)慣、喜好、欣賞口味、行為規(guī)律、消費心理等，對這部分人的研究和把握至關(guān)重要。換言之，只有他們高興了、滿意了，會展展示活動才是真正意義上的成功。
(二)對物的研究
在會展展示設(shè)計中，任何展品都不是孤立存在的。展示設(shè)計師的任務(wù)在于有目的地去選擇合適的道具、背景，通過怡當(dāng)?shù)拇钆洌怪鞔畏置鳌⑾嗟靡嬲茫瑒?chuàng)造一種和諧的視覺效果。展品及各種展示道具是否美觀和實用，是展示成功與否的硬性指標(biāo)。
美觀，是展示設(shè)計師研究的首要任務(wù)。不管展品自身的造型美丑，展示設(shè)計師都必須想方設(shè)法讓它變得好看，以吸引參觀者的注意，從而激發(fā)其好奇心，能夠更深入地了解展品的性能、特點以及其他相關(guān)的背景資料。所以，展示設(shè)計師要深入研究展品的不同性能、用途，質(zhì)地、數(shù)量、重量、形狀、色彩、組群關(guān)系、品牌關(guān)系等，以便有針對性地設(shè)計和創(chuàng)造出新奇。富有美感的視覺效果。
實用，是指展示設(shè)計師用新穎、獨特的手法創(chuàng)造條件吸引觀眾的眼球，并調(diào)動一切手段
立體、全方位地展示出物品真實、可用的特點，使參觀者通過對“物”的了解，獲取相關(guān)的信息，增長見識，開闊眼界，陶冶情操。商業(yè)展示借此促銷，文化娛樂型展示則惜物傳意，達到寓教于樂的根本目的，這也是展示設(shè)計師對“物”的充分研究后最終要達到的目標(biāo)。
(三)對場地的研究
展示設(shè)計師對場地的研究是為了便于對整個項目的展開做到胸有成竹，從宏觀的層面整體把握會展展示活動的規(guī)模、造型、運作程序等，特別是要熟知和了解場地的各項限制條件，使設(shè)計能夠做到有的放矢。熟悉和了解的內(nèi)容應(yīng)該包括以下幾方面。
(1)現(xiàn)場的規(guī)模尺寸，即長、寬、高、面積及空間大小。
(2)空間結(jié)構(gòu)形態(tài)，如矩形、正方形、圓形、三角形或其他類似T形、L形、1形、十字形等，以及梁、柱、門、窗、轉(zhuǎn)角等的形態(tài)。
(3)設(shè)備環(huán)境條件，包括采光、通風(fēng)、水、電、空調(diào)、進出通道、消防設(shè)施等。
(四)對時間的研究
會展展示活動受時間的限制是不言而喻的，具體做展示設(shè)計必須要有時間的觀念。首先，普通的展覽往往三五天就結(jié)束了，留給現(xiàn)場搭建的時間一般也就一至兩天，所以對展位的設(shè)計要求就非常講究，這對設(shè)計師頭腦中時間的概念是一個非常大的考驗，常常要求設(shè)計師把時間的節(jié)點精確到小時、分、秒，因為每耽誤一天，不僅會損失昂貴的租金，而且對整個展覽和自己企業(yè)的信譽帶來的影響也會非常的大。其次，同樣內(nèi)容的會展展示活動，在不同的季節(jié)、時間段，對時間的要求也是完全不一樣的。比如淡季寬松，旺季緊張，因陰睛雨雪、溫度高低，對室內(nèi)和室外的展品、展具的展出以及制作的質(zhì)量、效率也有直接的影響，設(shè)計師均需將種種因素考慮到位，不可懈怠大意。
在具體設(shè)計中，時間的概念具體可分為前期準(zhǔn)備階段和后期開展階段。設(shè)計活動往往是從倒計時開始。一旦確定了展期，就必須全力以赴、背水一戰(zhàn)。任何一次展示設(shè)計都像一場重大成役，都必須制定詳細(xì)而嚴(yán)格的時間表。從前期的策劃、設(shè)計，與委托方對方案的陳述、溝通、修改，再到后來的施工、搭建，都要嚴(yán)格按照進度進行。前期的延誤極易造成后期的緊張與混亂。所以，設(shè)計師在做方案時，絕不能僅僅滿足于幾張漂亮的圖紙，而是要對各個部分的結(jié)構(gòu)和工藝了如指掌，對加工的難易程度、拆裝、運輸?shù)臅r間等節(jié)點的把握要做到中有數(shù)。否則，即使部分的展示道具己經(jīng)制作完成，但給運輸和搭建帶來的麻煩和難度沒加以考慮，就極有可前期準(zhǔn)備階段，主要指的是會展展示活動前期的調(diào)研、設(shè)計和制作時間。設(shè)計制作時間的能直接導(dǎo)致時間的延誤或者施工、搭建時的緊張、混亂合理安排，要絕對保證會展展示活動的順利進行。無論會議還是展覽還是其他節(jié)事活動，絕大多數(shù)現(xiàn)場的布置與搭建往往只有一兩天的時間。所以對設(shè)計、搭建的技術(shù)和施工程序、工藝水平要求比較高。
而對于后期的開展階段而言，會展展示活動的分類不同，開展的時間也有長有短。要認(rèn)真平要求較高。計算好每一天寶貴的時間，要保證準(zhǔn)時的開幕時間、中間正式的開展時間、閉幕撤館的時間等等。這不僅僅影響到其他會展展示活動的開展，更重要的是要對主辦方、參展商負(fù)責(zé)，對媒體和公眾負(fù)責(zé)，這是一個重要的信譽度的問題。
(五)對經(jīng)費的研究
經(jīng)費是保證會展展示活動得以實現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)。“量力而行”、“量體裁衣”就是指做任何事都必須依據(jù)實際能力來辦事。而超計劃、超指標(biāo)的費用開支，往往會因為經(jīng)費不足而使設(shè)計圖紙變成廢紙一張，從而造成巨大的矛盾和麻煩。會展展示活動的投資費用通常并不是設(shè)計師首要考慮的，但是具體的數(shù)目一旦確定下來，設(shè)計師就必須緊緊圍繞經(jīng)費來做細(xì)致文章了。只有在對整個會展展示活動的總體開支以及具體材料的選用上有個宏觀把握，設(shè)計師的圖紙設(shè)計才能夠準(zhǔn)確、合理、實用。設(shè)計師做整體設(shè)計方案時主要考慮的經(jīng)費問題一般分為直接費和間接費兩部分。直接費包括直接用于展示項目上的所有開支，如前期的企劃、市場調(diào)研費設(shè)計施工的材料費、人工費，以及現(xiàn)場施工的管理費、辦公費、運雜費等；間接費則是除直接費以外的與項目相關(guān)聯(lián)的其他費用的總和，如企業(yè)運作的辦公費、管理費、業(yè)務(wù)招待費、稅金等。普通的設(shè)計師往往只“研究”展位搭建的材料成本和人工開支，其余的并不在其考慮的范圍。比如，規(guī)定只有10萬元的經(jīng)費可用于會展展示活動中，總設(shè)計師就得從直接費和間接費等方方面面研究和盤算開支和成本，以確定整個會展展示活動的規(guī)模、質(zhì)量和效果；而具體展位搭建上，一般設(shè)計師只要考慮用于搭建的大致費用多少即可，這樣在圖紙設(shè)計時就會有的放矢，只要考慮材料的成本和人工的制作安裝費用即可。當(dāng)然有時也需要認(rèn)真考慮一些損耗、運輸和倉儲的費用。比如有些方案設(shè)計合理、效果良好，也符合經(jīng)費的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但可能制作起來會增加損耗費用，體量過大會增加運輸費用以及安保和倉儲的費用，這些都是設(shè)計師在圖紙設(shè)計時必須研究的課題。
在計算費用時還需注意：常常直接費和間接費中的部分名目的列支可在甲乙雙方協(xié)商下適當(dāng)?shù)幕Q和調(diào)整。如業(yè)務(wù)招待費在一定的情況下可算作直接費，也可列為間接費，部分項日的開支也可在雙方協(xié)商下，分別列入直接費或間接費，具體問題視具體情況而定。
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