招展書和招商函是展覽組織機構向目標客戶提供的正式文件，內容較為繁雜，因此，在編制招展書和招商函時，對其內容、圖標、版面等一定要做到科學合理的規劃和安排，使招展書和招商函在展覽與招商過程中發揮應有的作用。展覽組織機構在編制這些資料時有以下原則：


1.內容做到準確無誤
      招展書和招商函是參展和觀眾了解展覽的第一手資料，也是展覽組織機構向目標客戶提供的主要文件性宣傳資料，也是展覽組織機構向目標客戶提供的主要文件性宣傳資料，其目的是為了促進參展商的觀眾參展與參觀的決策。因此，招展書和招商函上所以內容都必須準確無誤且具有全面性，這對展覽組織機構或者展覽名牌都會帶來重要影響。


2.文案策劃簡潔實用
      招展書和招商函的文案策劃為了能夠提升參展商和觀眾的閱讀興趣和參展熱情，必須要簡潔實用，在文案策劃中盡可能地2體現展覽對目標客戶的核心價值，包括展覽組織理念、展覽環境、展品分類、展覽費用和服務、參展商和觀眾的地區分布和比列、展覽的宣傳和推廣、展覽期間的配套活動等。


3.設計制作精美雅致
      招展書和招商函在文字、圖片的排版上要注重美觀，設計制作精美雅致，這不僅是為了更好地吸引目標客戶，提高展覽與招商效果，更重要的是通過展覽資料，能增進目標客戶對展覽組織機構服務價值的信賴和認識，形成品牌效應。


4.便于攜帶和傳遞
      招展書和招商函的傳遞方式主要有三種：郵寄推廣、同類展覽推廣和招展商代理推廣，這需要資料便于攜帶，適合傳遞給目標客戶。
我國有些展覽組織機構在設計時過于追求內容和形式的大而全，不僅增加了招展書和招商函的編制與印刷的成本，而且在推廣和實施的過程中造成目標客戶困難以攜帶而隨手廢棄的情況，降低了宣傳推廣的效果。因此，強調資料的便捷性會增加展覽推廣的成效。


5.印刷宣傳品的包裝紙選擇
      在設計制作招展書和招商函時，必須充分認識印刷宣傳品的尺寸、色彩、紋理對預期受眾所產生的影響。因為宣傳品的包裝針對著不同的受眾，所以需要從視覺吸引力及整體視覺效果方面研究印刷宣傳品的物理特性，考慮怎么綜合運用紙張色澤、油墨色和折頁等刺激閱讀。經驗豐富的專業市場人員往往咋事前就已清楚該采用怎么樣的設計組合（包括紙張重量、色澤、尺寸和折頁方式等）來傳達那些非常重要且影響持久的非語言信息。

（攝影 首創展覽）