電子郵件在展覽營銷工作中的應用與傳統通訊方式相比具有高效廉價的營銷特征，它融合了電話通訊的速度的速度與郵政速度的直觀性，顯示了強大的營銷優勢。首先是速度快，電子郵件可以在瞬間將展覽的相關信息實時送達目標參展商的信箱。其次是方便性，與電話通訊不同，電子郵件不會因“占線”而浪費時間，目標參展商也需在電話旁守侯，從而跨越了時間和空間限制。再者是價格低廉，展覽組織機構利用極其低廉的費用發送其他通訊方式無法負擔的信息。


1.電子郵件的撰寫要點
（1）主題要明確
      電子郵件的便捷性，使得展覽營銷的目標參展商困難每天要處理大量類似的電子郵件。如果要讓郵件從眾多的其他郵件中“脫穎而出”，其秘訣就是將主題寫好，主題要明確醒目，具有吸引力，同時要本著實事求是的態度，切記浮躁，將郵件溝通或者交流的內容表達清楚。


（2）內容要切入重點
      由于電子郵件信息量大，傳播速度快，目標參展商沒有更多時間去研讀一封與其無關的郵件，因此撰寫郵件內容一定要切入重點，按照重要程度依次說出，做到條理清晰，表達正確，必要時可在句段中1、2、3等數字符號作為引導。同時避免使用模糊、籠統的字眼以及前后矛盾的語言。


（3）告訴期望值
      在電子郵件應體現明確的期望值，否則，目標參展商將郵件讀完后還不知所云，電子郵件就生氣了其應有的作用。因此，在郵件中應將重要的展覽信息（如展覽的時間、報名方式、截止日期等）、要求做到的事情（如參展回執、填寫調查表、參加專題會議等）敘述清楚只有明確期望值，郵件才不至于被忽略，甚至造成重要事情的貽誤!


（4）語氣要恰當
      明確電子郵件的閱讀對象，是企業領導者，還是參展部門負責人，或者是其他人。發給目標參展商的郵件針對不同的對象使用恰當的稱謂和語氣，讓對方感覺備受尊敬且溫馨、親切。


（5）語法通順
      撰寫的文稿要語法通順，是對每封電子郵件最基本的要求。目標參展商閱讀郵件時的整體感受，會影響其對展覽組織機構總體水平的印象，直接關系到展覽營銷招展工作的過程。撰寫中文郵件錯誤發生概率一般比較低，但撰寫外文信件就相對會出現很多問題。而且郵件一旦發送出去就不可能收回，攝影寫完郵件后需要反復檢查用詞和語法，然后再發送。


（6）注意郵件格式和禮貌用語

既然是信件，就須注意常用的格式和禮貌用語。正確的郵件格式應該是：

常見結束語有“此致  敬禮”等，同時在電子郵件時可使用個性化簽名，讓目標參展商你那個識別郵件的來源，形成風格后相比普通郵件的格式化簽名會更添親切感。

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（攝影 首創展覽）