2001年中國華東進(jìn)出口商品貿(mào)易會（簡稱“華交會”）的組織機(jī)構(gòu)開始全面實(shí)施展覽CRM的導(dǎo)入，并西安遠(yuǎn)華軟件有限公司訂購了3W Show的管理軟件。該軟件基于我國會展業(yè)的實(shí)際情況并融入了國際會展理念、先進(jìn)管理思想、成功展覽經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)而成的旨在提高會展效率、質(zhì)量和滿意度的一體化解決方案，能促進(jìn)展覽組織機(jī)構(gòu)科學(xué)合理地對展覽和會議進(jìn)行有效管理。以下是這款軟件管理模塊的介紹：

一、客戶數(shù)據(jù)庫管理
      為展覽組織機(jī)構(gòu)建立所有客戶的數(shù)據(jù)庫，使得參展商、媒體、觀眾以及政府部門等全部客戶信息得到有序安全的存儲和管理。利用數(shù)據(jù)庫的強(qiáng)大功能，客戶可查詢、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控所有與展覽有關(guān)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人，記錄所有會議資料及安排，記錄所有參加會議人員的細(xì)節(jié)。如果客戶以前使用的是其他格式的數(shù)據(jù)庫，該款軟件可以將它們輕松導(dǎo)入，并進(jìn)行有效處理，同時(shí)還可以將軟件的數(shù)據(jù)庫以及其他格式轉(zhuǎn)儲，方便客戶與合作伙伴的交流。

二、展覽策劃管理
1.將用戶收集整理的展覽資料，作為策劃素材按照特點(diǎn)的格式保存在數(shù)據(jù)庫或者文件系統(tǒng)中。
2.幫助用戶完整地定義一個(gè)展覽，具體包括：
（1）確定展覽的名稱、主題、參展的對象、展品的對象、展品的范圍等，決定展覽的組織形式，如項(xiàng)目組名稱、項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組成員的權(quán)限等。

（2）從企業(yè)和個(gè)人數(shù)據(jù)庫中，根據(jù)用戶設(shè)定的條件，幫助用戶檢索展覽的主辦者、承辦者、協(xié)辦者、委托機(jī)構(gòu)重要參展商和參展貴賓。

（3）管理常用文檔。可以根據(jù)指定的路徑，將展覽的批文、招展書、招商函、參展手冊等文檔調(diào)動(dòng)或者保存。

三、通訊聯(lián)絡(luò)管理
      利用該軟件的內(nèi)置模板，可以協(xié)助展覽組織機(jī)構(gòu)編輯信封、信函、地址標(biāo)簽、招商書等文檔，可以自動(dòng)地發(fā)送電子郵件和傳真。值得一提的是它可按照用戶指定的方式和時(shí)間成批發(fā)送，能圓滿完成預(yù)先設(shè)定的任務(wù)而不必人員介入，同時(shí)還會記錄發(fā)送成功與否、失敗原因、日期、經(jīng)辦人等內(nèi)容組成的聯(lián)絡(luò)日志，以備需要時(shí)查看。

四、模塊管理
      該款軟件能為展覽組織機(jī)構(gòu)處理大量的事務(wù)性工作，在選擇了一特點(diǎn)模板后，即可利用數(shù)據(jù)庫中的客戶資料成批處理。如選擇一批參展商通過傳真向其發(fā)送招展書，這時(shí)即可由3W Show自動(dòng)吧這些參展商的名稱、電話等由操作者指定的信息與模塊中的內(nèi)容合二為一地發(fā)送出去。另外，該系統(tǒng)還可以：
（1）成批打印信封、信函、招展書、標(biāo)簽、胸牌。

（2）自動(dòng)成生電子會刊。
（3）提高百余種標(biāo)簽、信封、信函、招展書、參展手冊等電子文件模板。

五、事件管理
      利用3W Show，對重要事件的管理變得容易、輕松。它可以協(xié)助客戶管理展覽過程中的開幕式、閉幕式、演出、研討會、新聞發(fā)布會、宴會、重要儀式等活動(dòng)，幫助用戶記錄下時(shí)間信息及時(shí)間安排，跟蹤重要的事件，控制事件的進(jìn)度，檢查事件中發(fā)生的收支，確保每個(gè)事件的計(jì)劃按預(yù)算完成。3W Show提醒功能可以使展覽組織機(jī)構(gòu)及時(shí)處理最要、最急迫的事件，減少工作疏漏的機(jī)會。

六、預(yù)算管理
      3W Show能從事決算管理，可以記錄展覽過程中的每一筆收入與開支，記錄所有事件的財(cái)務(wù)明細(xì)，幫展覽組織機(jī)構(gòu)分析每個(gè)展覽的盈虧及現(xiàn)金流狀況，通過決算控制整個(gè)展覽業(yè)務(wù)的運(yùn)作，確保展覽目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

七、決算管理
      3W Show能從事決算管理，可以記錄展覽過程中的每一筆收入與開支，記錄所有事件的財(cái)務(wù)明細(xì)，幫展覽組織機(jī)構(gòu)分析每個(gè)展覽的盈虧及現(xiàn)金流狀況，通過決算控制整個(gè)展覽業(yè)務(wù)的運(yùn)作，確保展覽目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

八、參展商管理  
      參展商或者參展團(tuán)在3W Shou中以獨(dú)立身份登記并進(jìn)行管理的。可以對參展商參加的某項(xiàng)重大事件進(jìn)行管理和監(jiān)控，對參展團(tuán)租憑展位進(jìn)行管理；可以建立相應(yīng)的聯(lián)絡(luò)信息，參展商進(jìn)行通訊聯(lián)絡(luò)（自動(dòng)向確定的參展商發(fā)生電子郵件和傳真），并對參展商的回應(yīng)的情況進(jìn)行處理；可以將參展商劃分為確定的、有意向的、拒絕的、信息失敗的幾類，分別進(jìn)行管理。

九、展位管理
      通過直觀的展位圖的方式，顯示展位的出售和出租情況，操作者只需單擊相應(yīng)的展位，就可以瀏覽該展位的詳細(xì)情況和購買，租用和該展位客戶的情況。

十、用戶安全管理
      該款軟件可以進(jìn)行權(quán)限控制，沒有使用權(quán)的人員無法進(jìn)入系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)的用戶也根據(jù)業(yè)務(wù)和角色享有不同的權(quán)限，全面適應(yīng)實(shí)際中的管理模式。

十一、數(shù)據(jù)安全管理
      數(shù)據(jù)安全除受到用戶安全的保護(hù)外，數(shù)據(jù)本身的安全也由專門的模塊完成，可以將整個(gè)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)完整地按照安全原則進(jìn)行定期物理備份，以保證能在必要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。

十二、決策支持
      軟件為展覽組織機(jī)構(gòu)的決策提供多功能的“決策支持”模塊。它能為決策者提供所需的各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、分析、類似的報(bào)告，對展覽、參展商、觀眾、行業(yè)、地區(qū)、國家、工作人員等均可作出相關(guān)的評價(jià)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供有力的決策支持。

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