完善的招商與招展的組織管理是整個展覽項目能夠順利完成的重要保證，展覽營銷工作的重點。展覽組織機構必須全面統(tǒng)籌，認真實施，提高招展與招商的效率。


     展覽組織機構為了保證展覽項目的品質，通常會采取定向展覽組團的方式來實現基本招展數量，特別是政府主導型展覽，如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團是按照行政區(qū)域來進行的，其責任單位是在行政區(qū)域內與貿易廳局、專業(yè)行業(yè)協會或者國際組織相關的展覽組織機構。發(fā)展招展組團單位，利用組團單位的積極性與資源優(yōu)勢來完成招展任務，是展覽組織提高招展效率，保證展覽成功的重要環(huán)節(jié)。


合作招展組團單位的基本機構
?當地行業(yè)協會。
?行業(yè)性權威機構（如外經貿局、中小企業(yè)發(fā)展局等）。
?展覽組織機構（公司）
?海外的專業(yè)性國際展覽代理機構（公司、旅行社等）。


招展組團管理的主要工作方法
     招展組團主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進行管理。展覽組織機構通過召開會議來傳達招展工作的主要精神；布置具體的招展工作，明確招展任務；鼓舞招展組團單位的士氣，培養(yǎng)在組團工作中的歸屬感與集體感；加強各組團單位間的互助合作精神；檢查招展工作落實情況；發(fā)現招展活動中的問題，互通訊息，相互學習。


?籌備會
     是為了展覽工作籌備工作而召開的會議，國內展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議目的是介紹招展工作籌備情況；布置工作，明確責任；指導招展單位按時質完成籌備工作；培養(yǎng)集體感和協作觀念；同時也為展覽組織機構的招展工作征集意見和建議。


     會議通常由組委員會最高領導支持，項目經理合作協調人主講。展覽組織機構的展品運輸、在展覽開幕前一至兩個星期召開，主要檢查展臺施工、展品運輸、展臺布置等工作人員行程、住宿、膳食、室內交通等安排。


?動員會
     這項會議通常在開幕前一天召開，展覽組裝機構的主要工作人員與組團單位負責人都將出席。會洗要求參加組團的參展商服從組團單位的統(tǒng)一指揮，進一步嚴明紀錄，鼓舞士氣，出臺組團和管理方法。要求參展工作人員具有高度的責任心和榮譽感，建立良好的展臺環(huán)境與秩序，提高工作效率。


（3）招展組團工作的重要作用
?提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞。
?充分利用各方資源，優(yōu)勢互補，加快資源整合。
?最大限度挖掘新客戶，壯大參展隊伍。
?降低招展成本。

（攝影 首創(chuàng)展覽）