會展工程設計是一項融多項活動、要素于一體的工作。設計師以展示設計項目書為基礎，通過多種渠道獲取信息，經過深思熟慮、使不可視的構想變為具體形象的設計。要使這樣的工作能按部就班地順利展開，必須充分了解整個展示工程中各環節所需要做的工作，做到胸有成竹、有條不紊地開展各項工作。


     在具體方案設計中，設計師一方面要遵循設計腳本的基本要求來進行構思，避免只憑自己的意志或個人的偏好來進行主觀臆造；另一方面，又必須充分發揮其想象力和創造性，對展示所要達到的展示效果有充分的把握。優秀的腳步固然重要，它可以提供結構想的依據，引發和豐富設計師的想象思維。但是，腳本寫得再好，也只是停留在文字表達階段，還只是概念的、抽象的構想，如沒有設計師對具體視覺形式的再創造，是很難取得展示效應的。


     會展工程的形式方案設計包括總平面圖、區位平面圖、立面圖、展示模型、展具、陳列手法、展示色彩、照明、板式、裝飾以及有些具體的圖表、文字、圖案、標志、屏幕、招貼、燈箱、宣傳冊、紀念品、票卷等諸多方面的內容。因而，從這一角度講，設計師有著更為重要的作用。能否推出富有想象力的、生動新穎的、匠心獨具的展示形式，以取得最佳的展示效果，是設計師的責任。具體方案設計是一項空間設計，必須通過具體的視覺形式來呈現。


1.展示工程設計前期的工作范圍

1.1 了解客戶的參展目的、企業理念、廣告宣傳及營銷策略，以便于確定展示的總體定位、展示內容、表現形式等。


1.2 了解會展舉辦的場地情況，參展建筑圖紙，深入現場測量實際尺寸，空間的長、寬、高及門窗的尺寸，以及天花吊頂的形式、供電線路等。在設計和搭建時往往受到場地的影響和制約，所以，設計前必須提前對場地的設施、照明等基本情況進行深入了解。


1.3.熟悉了解展品的內容，了解所用材料的規格、性能、數量、特征等。最好有具體的展品清單，一方面為具體的陳列布展提供準確的依據，另一方面也能防止在撤展、拆卸、清退等善后工作中出現疏漏和差錯。


2.設計與制作階段的工作范圍

2.1 在深入與客戶溝通的基礎上，針對企業理念和行業特點，運用設計原則，設計好展示空間和造型。


2.2 按照展示內容和板式設計的要求制作好平面圖展板的內容，制作好尺寸詳盡、材質合理規范、工藝要求明確的美工圖紙。


2.3 根據不同的展位類型，這邊好布展現場需要的各種裝飾材料和工具，并逐一制作準備好所需展具。


2.4 準備好展位現場所需的照明設備，包括電線、插座、燈具等。


2.5 準備好展示中所配套的音響、電視、展示屏幕等AV設備。


3.布展階段要完成的工作范圍

由于展覽場館展期安排得非常緊密，給搭建商的布展時間很有限，這需要施工搭建部門必須遵循布展的工作規范，具體包含以下幾方面的工作。

3.1 地面鋪設階段，要求一次到位、規范合理。
3.2 搭建主體造型、安裝展示空間主體構件、安置展具。
3.3 鋪設照明路線，安裝照明燈具和設備。
3.4 美工制作。安裝布置標牌、標志、文字、燈箱畫面等美工內容。
3.5 布置展品。根據展品的內容與特點列出布置展品的詳細規劃，一般應按先上后下、先內后外的順序進行布展，盡量避免違規操作而造成的翻工。應該根據設計師的總體設計、遵循形式美的法則，有緊有松、疏密合理。


     所有展位搭建與布置工作順利完成，應該打掃場地，把現場清潔干凈，最后用膠帶封圍自己的展區，貴重物品注意采取安全措施，準備第二天開展。


3.展出階段的工作范圍

隨著展覽正式開始，前期的準備、設計、施工、布置的工作已告結束，隨之而來的就是展出階段的工作，這些工作是與前期工作環環相扣、承上啟下的，工作氛圍包括以下幾方面。


（1）接待與咨詢工作
     在一般的商業展覽會開展期間，要進行洽談、交流與咨詢工作，接待工作往往兼顧對觀眾發放宣傳材料、紀念品及問答觀眾提出的問題，介紹展品和企業的情況等。在博物館、陳列館等固定的展覽場所，一般有專門的接待處，并特別配備講解員，有計劃、有組織地舉行集體參觀活動。


（2）促展、宣傳工作
     企業參展的主要目的是通過會展帶來一定的經濟效益，會展最終取得的效果是商家普遍關注的，在展覽期間，通過多種展示活動及不同的方式宣傳企業是展覽會期間的重要內容。在展覽會上，往往通過LED，等離子電視、投影機等現代媒體技術的應用來宣傳企業。


（3）修理、清潔工作
     在展示過程中，常常會出現一些意想不到的事情，如電力故障、機械故障、展位結構的移位、脫落等偶然因素的發生，須有專職工人及時處理，以確保展覽活動不受影響。


（4）撤展、拆卸及善后工作
     撤展工作是展示活動的最后一個環節，這一工作的開展需要強有力的組織，只要合理分工、有序地進行。首先是小心收放展品，按原清單查收入庫，防止丟失避免損壞，對于展具的拆卸，應該注意按照先上后下、先小后大的順序有序拆裝，分類存放，以方便今后的循環再利用。


     展覽工程的組織籌辦不是固定不變的，機構的設置可根據不同的會展規模靈活確定，展覽工程機構的組成和功能是以展示會能否有序、高效、按時為基本原則，其職責變化也都是以此為基點的。大型展示會機構設置可以細致周全，小型展示會可以適當壓縮、從簡。